1. Identificación de la Guía de Aprendizaje
Nombre del Proyecto: FACTORES DE ÉXITO EN LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS EN LAS ORGANIZACIONES
Duración en horas: 2000
Nombre del Programa de Formación: Asistencia en Administración Documental
Fase del proyecto: ANALISIS
Duración en horas: 200
Equipo de Instructores:
ü Mirna María Mayolo Jaramillo
ü Ingrid Olivero
ü Yomaira Angulo
2. Introducción
Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede concebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos (CD, memorias USB). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza.
Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.
El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos. La Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.
Pero, ¿cuáles son los Beneficios de este programa? Entre otros se encuentran:
ü Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.
ü Facilidad de búsqueda y acceso a la información.
ü Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite.
ü Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
ü Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.
ü Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación, manejo de datos.
ü Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos.
Un empresario puede reducir sustancialmente los costos de su compañía con soluciones como ésta especialmente diseñada para:
ü Área de recursos humanos.
ü Presentación y análisis electrónico de facturas.
ü Captura y manejo electrónico de listados.
ü Carpetas electrónicas para la administración de documentos.
ü Compañías de seguro.
En este orden de ideas, la presente guía le servirá para que usted aprenda a reconocer aspectos relacionados con el referente jurídico vigente para la transcripción textual, citas textuales, elaboración de documentos comerciales, normas ortográficas, normas institucionales para el envío de documentos y los elementos del ambiente de trabajo que le van a permitir analizar los distintos procesos que se realizan en las organizaciones para identificar las dificultades que presentan y de esta manera, obtener un modelo de gestión en los diferentes tramites documentales siguiendo la normatividad y políticas institucionales que permitan en los procesos la entrega oportuna de información solicitada por los clientes internos y externos de la organización.
3. Resultado(s) del aprendizaje
3.1. Transcribir textos, de manera diligente, aplicando las técnicas de digitación, el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión; los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas y acrónimos, de acuerdo con el orden de la solicitud
3.2. Redactar documentos, de manera responsable, aplicando las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales y las de gestión de la calidad.
3.3. Elaborar metódicamente, documentos comerciales, actos administrativos y los del proceso de compra-venta, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de la calidad.
4. Actividades de aprendizaje
1. Concepto
1.1 Realizar una consulta bibliográfica que permita que el aprendiz se apropie de las reglas ortográficas; para ello deberá tener en cuenta:
ü El uso de los signos de puntuación
ü El uso de la c, s, z, x, v, b, n, m
ü Diptongo, Hiato y Triptongo
ü El acento prosódico y el acento ortográfico.
Una vez realizada la consulta, elabore un mapa conceptual de las categorías gramaticales, construcción de párrafos y estructuras semánticas; lo anterior con el propósito de afianzar su conocimiento.
1.2 Teniendo en cuenta que el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) es un organismo multinacional de carácter privado, sin ánimo de lucro, que trabaja para fomentar la normalización, la certificación, la metrología y la gestión de la calidad en Colombia.
En esta oportunidad deberá consultar y exponer las normas ICONTEC que rigen los soportes documentales y la producción de documentos empresariales, para que de esta manera se apropie de sus beneficios y utilización en el mundo empresarial.
Para ello, presentará un documento en forma impresa y en medio magnético donde pueda relacionar las diferentes normas de producción de documentos como: presentación de documentos empresariales, de trabajos escritos e informes administrativos.
1.3 Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
De acuerdo a lo anterior, elabore un mapa conceptual donde se relacionen los principales documentos comerciales y sus características.
2. De Desempeño
2.1 Teniendo en cuenta que la gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración, usted como aprendiz competente deberá demostrar el buen uso de los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas y acrónicos.
Para evidenciarlo, realice diez (10) ejercicio en donde utilice cada una de las reglas ortográficas anteriores; posteriormente, presente un informe donde demuestre el buen uso de las reglas antes estudiadas, con lo cual se entrenará para desarrollar habilidades gramaticales que le será útil en su desarrollo profesional.
2.2 Elabore esquemas de los distintos documentos comerciales, diligencie los soportes documentales como:
ü Los contratos laborales y comerciales.
ü Recibos comerciales y de caja menor
ü Documentos comerciales: Comprobantes, cheques, pagares, letras de cambio, facturas, cotizaciones, entre otros.
Con el acompañamiento del docente, se realizará una visita técnica donde verificará el trámite documental desde su producción hasta la conservación.
Una vez efectuada la visita, entregará una lista de chequeo con observaciones y conclusiones de los procesos vistos.
Así mismo, realizará un taller de intercambio de conocimientos en la elaboración de documentos comerciales y su trámite; es decir, que socializará ante sus compañeros cómo se lleva acabo el proceso documental en la empresa que visitó y plasmará los aciertos y desaciertos de la organización de acuerdo a lo establecido en la norma.
5. Evaluación
5.1. Evidencias de aprendizaje:
ü Un mapa conceptual de las categorías gramaticales, construcción de párrafos y estructuras semánticas elaborado.
ü Un trabajo escrito relacionado con las normas que rigen los soportes documentales y la producción de documentos empresariales.
ü Diapositivas en Power Point, presentación de trabajo escrito y sustentaciones.
ü Diligenciamiento de documentos comerciales.
5.2. Criterios de evaluación:
ü Aplica de manera responsable las técnicas gramaticales, realizando ejercicios para alcanzar el nivel de competencia adecuado.
ü Redacta y elabora de manera responsable documentos empresariales como: Cartas, circulares, memorandos, actas e informes Administrativos; constancias y certificados; hoja de vida, sobres comerciales, entre otros. Aplicando las normas gramaticales y de sintaxis; las de redacción; las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Colombianas para la Elaboración y Presentación de Documentos Comerciales y las de Gestión de la Calidad vigentes.
ü Identifica de manera crítica la estructura o modelos de actos administrativos para inferir su distribución y presentación: Ley, Decreto, Acuerdo, Resolución, entre otros y elabora meticulosamente actos administrativos, de acuerdo con los requerimientos de la Organización.
6. Ambientes de aprendizaje, medios y recursos didácticos
ü Ambiente de aprendizaje, marcadores, papel periódico, video beam, conectividad y computadores.
ü Cintas, Impresora
ü Visita ambientes empresariales
7. Fecha de elaboración:
Marzo 27 de 2009
Nota: Los documentos correspondientes a glosario, referencias bibliográficas, direcciones de páginas web, entre otros, deben presentarse como anexos y no en el cuerpo de la guía.
Para hablar de competitividad es necesario tener en cuenta que no es fácil lograr una rentabilidad igual o superior a los rivales en el mercado, pero lo más importante es ser constante en lo que se hace; uno de los factores que permiten que fluctúe el nivel competitivo en las organizaciones o en las personas, es la resistencia al cambio; pues no es fácil salirse de una zona de confort, donde todo lo consigues con un mínimo esfuerzo o con una estructura ya determinada.
En ese orden de ideas la resistencia al cambio permite que las personas se des adapten a las normas preestablecidas y en cierta forma a la cultura organizacional si es que el cambio logra variar la mentalidad de los trabajadores.
En el primer video se puede observar claramente que una organización cualquiera por ser la dueña del mercado tiene el dominio y control de todo, pues se encarga de atender a una población sin tener en cuenta si se satisfacen o no las necesidades de los clientes; en esa tónica se la pasan siempre hasta que llega la competencia que ha tenido a bien observar el entorno y establecer unas estrategias mucho más competitivas permitiendo así acaparar el mercado en su totalidad, hecho que permite absorber a su competidor inmediato.
Debido a lo anterior, toda empresa pública o privada, debería estar en un proceso de cambio, ya sea porque está reorganizándose o mejorando sus procesos, ya sea por una fusión o incorporación de tecnología. Y cuanto más grande el cambio, más fuerte la resistencia, porque es un proceso natural.
Es bueno tener en cuenta que si bien la resistencia es inherente al cambio, las estrategias para enfrentarla y acompañarlas, dependerán de las causas que la originan. Por ejemplo:
- Existe incertidumbre sobre el impacto e implicaciones del cambio.
- La persona siente que no tendrá cabida después del cambio.
- Tiene que asumir riesgos para los que no está preparado o le suenan incongruentes.
- Se siente incapaz de desenvolverse en el nuevo rol.
- Siente que perderá contacto con la gente con la cual habitualmente se relaciona.
- Tiene limitación de recursos para llevar a cabo el cambio.
- Siente que perderá poder o influencia.
- Siente que tiene que defenderse del cambio.
Si bien las mencionadas no son todas las causas posibles, dan una pista de como comenzar la tarea de identificar las fuentes de la resistencia.
Para el éxito de los procesos de cambio, estos deben ser convertidos en proyectos, que tengan principio y fin, así como que tengan productos identificables y responsables claros. Debe haber un grupo de implantación comprometido.
